– yksu økktÄe
sÞtíkeyu Mk{ÞÃkk÷LkLkk sqLkk ÃkkX ÞkË fheyu, Lkðe heíku
ગાંધીજી સમયપાલનના ગજબના આગ્રહી હતા. આપણે પણ હતા! એક સમયે હતા. કેમ કે આપણે
સ્કૂલ કે કોલેજમાં હતા ત્યાં સુધી ટાઇમટેબલનો દબદબો હતો. અઠવાડિયાના ચોક્કસ દિવસે, ચોક્કસ સમયે, ચોક્કસ વિષય ભણવા પર ફોકસ
કરવાનું થતું. ગમે કે ન ગમે, આપણે એમ જ ભણવાનું થતું.
અત્યારના સમયમાં ૧૦મા કે ૧૧મા ધોરણમાં પહોંચેલો વિદ્યાર્થી જો સ્કૂલ પછીના
સમયમાં પણ ટાઇમટેબલનો ઉપયોગ વિસ્તારી શકે તો એ જેઇઇ કે નીટ જેવી એક્ઝામમાં બાજી
મારી શકે. કેમ કે આખા દિવસ દરમિયાન, સ્કૂલ તથા કોચિંગ ક્લાસ
ઉપરાંતના સમયમાં ક્યા સમયે, ક્યા વિષય પર ધ્યાન આપવું એ
તે બરાબર જાણતો હોય. એ કારણે તેનું ફોકસ પણ બરાબર જળવાઈ રહે. આખા અઠવાડિયા કે
મહિનાનું પોતાનું કેલેન્ડર તેની સામે હોય તો દરેક સબ્જેક્ટ પર તે પૂરતું અને
સંતુલિત ધ્યાન આપી શકે.
કમભાગ્યે કોલેજ પૂરી થયા પછી આપણે બહુમૂલ્ય ટાઇમટેબલ ભૂલી જઇએ છીએ!
કોઈ જોબમાં જોડાઇએ તો સમજી શકાય કે ક્યારે શું કામ કરવું તેના પર ફક્ત આપણું
જોર ચાલે નહીં. ટીમ વર્કમાં સૌ સાથે મળીને આપણે ચાલવું પડે. પરંતુ આપણા ભાગના કામને
આપણે શક્ય એટલું સમય આધારિત બનાવીએ તો કામમાં ધારી ગુણવત્તા અને ઝડપ મેળવી
શકીએ – એ પણ તણાવ વિના. જો આપણે સેલ્ફ
એમ્પ્લોઈડ હોઈએ કે સ્ટાર્ટઅપ શરૂ કર્યું હોય તો તો આપણે પોતે જ પોતાના બોસ હોઇએ
અને પોતાના ટાઇમના માસ્ટર હોઇએ – પોતાના સમયના પોતે માલિક.
અભ્યાસ, જોબ કે પોતાનું કામકાજ – બધી
સ્થિતિમાં ટાઇમ બ્લોકિંગનો કનસેપ્ટ આપણને અચૂક ઉપયોગી થઈ શકે – આજના સમયમાં એ બહુ સહેલું પણ છે.
ટેકનોવર્લ્ડમાં આપણે અવારનવાર ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ કે પ્રોજેક્ટ ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ એપ્સની ઉપયોગિતા વિશે વાત કરી છે. આજના
મલ્ટિટાસ્કિંગના સમયમાં આપણે ક્યાં ક્યાં કામ કરવાનાં છે તેના પર આવી કોઈ એપની
મદદથી સતત નજર રાખવી અનિવાર્ય છે. પરંતુ કયાં કામ કરવાનાં છે તેની સાથે ક્યું કામ
ક્યારે કરવાનું છે તે નક્કી કરવું પણ મહત્ત્વનું છે.
આવી અગ્રતા કે પ્રાયોરિટી નક્કી કરવામાં ટાઇમ બ્લોકિંગનો કન્સેપ્ટ આપણને
ઉપયોગી થઈ શકે. ટાઇમ બ્લોકિંગનો સાદો અર્થ એટલો જ કે આપણું ક્યું કામ કઈ તારીખે
અને કેટલા વાગ્યે શરૂ કરીને કેટલા વાગ્યે પૂરું કરવું તે પહેલેથી નક્કી કરી રાખીએ
અને બંને ત્યાં સુધી એ જ ક્રમને જાળવી રાખીએ.
આ જ કારણે હવે મોટા ભાગની ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ આપણે નોંધેલા ટાસ્કને કેલેન્ડર
વ્યૂમાં જોવાની પણ સગવડ આપે છે. પરંતુ ટાસ્ક લિસ્ટ અને કેલેન્ડર એ બંનેને
સાંકળવાનું મહત્ત્વ પારખીને ઘણી એપ્સ કેલેન્ડર વ્યૂ તેના પેઇડ પ્રીમિયમ વર્ઝનમાં જ
આપે છે. અલબત્ત કેટલીક એપમાં આ બંને વાત એક સાથે ફ્રીમાં પણ મળી શકે છે.
બાય ધ વે, આ સાથેની બંને ઇમેજ કંઈક જુદી લાગી? હાસ્તો, એ એઆઇ-જનરેટેડ છે! સમયપાલન માટે ગાંધીજીએ નવી ટેક્નોલોજી જરૂર અપનાવી હોત.
fu÷uLzh{kt
xkR{ ç÷ku®føk
તમારા સ્માર્ટફોનમાં એપલ, ગૂગલ કે સેમસંગ વગેરેનું
ડિજિટલ કેલેન્ડર હોય તો તમે તેનો ઉપયોગ કરી શકો. પહેલી વાર આપણે એક સાંજે થોડો સમય
ફાળવીને પછીના દિવસે કરવાં જરૂરી કામની યાદી સાદી રીતે કાગળ પર લખી નાખવાની. એ પછી
સ્માર્ટફોનમાં કે લેપટોપ/કમ્પ્યૂટરમાં તમારું એપલ/ગૂગલ જેવું ડિજિટલ કેલેન્ડર ઓપન
કરીને પછીના દિવસની તારીખમાં તમે જ્યારથી દિવસની કામકાજની શરૂઆત કરતા હો ત્યારથી
તબક્કાવાર કાગળ પર બનાવેલા લિસ્ટને દરેક કામ માટે જરૂરી સમય મુજબ કેલેન્ડરમાં
ગોઠવી દો. આમ કરતી વખતે દરેક કામ કરવામાં લગભગ કેટલો સમય જોશે તેનો સાચો અંદાજ પણ
બાંધવો પડશે. તેમ, ગમે તે કારણસર એ કામ પૂરું
કરવાનો સમય લંબાઈ જાય તો પછીનાં કામ એ મુજબ ગોઠવી શકાય તેવી ફ્લેક્સિબિલિટી પણ
રાખવી જોઇશે.
તમારે કરવાં જરૂરી કામની યાદી લાંબી હશે તો તેને એક દિવસમાં કેલેન્ડર પર
ગોઠવવી મુશ્કેલ બનશે. આથી ખરેખર જરૂરી હોય અને શક્ય હોય તેટલાં જ કામ કેલેન્ડરમાં
સમય મુજબ પાથરી શકાય. બાકીનાં કામ બીજા દિવસે એ જ પ્રમાણે ગોઠવી શકાય.
ડિજિટલ કેલેન્ડરનો ફાયદો એ છે કે તેમાં આંગળી કે માઉસના ઇશારે, આપણે નક્કી કરવા ધારેલા કામનો સમય વધુ કે ઓછો કરી શકાય. જરૂર મુજબ તેને એક
દિવસમાંથી ડ્રેગ કરીને બીજા દિવસ પર લઈ પણ જઈ શકાય.
આ રીતે કેલેન્ડર પર ટાઇમ બ્લોકિંગ કરીએ ત્યારે વચ્ચે વચ્ચે બ્રેક લેવાનો સમય
તથા લંચનો નિશ્ચિત બ્રેક પણ અચૂકપણે બ્લોક કરવો હિતાવહ છે.
આટલું થયા પછી બીજા દિવસે સવારના પહોરમાં સૌથી પહેલાં કેલેન્ડર ઓપન કરવાનું
અને આખા દિવસ દરમિયાન ક્યારે શું કરવાનું છે તેના પર એક નજર ફેરવી લેવાની. પછી
નિશ્ચિત સમયે પહેલેથી નક્કી કરેલા કામ પર જ ફોકસ કરવાનું. આ રીતે ટાઇમ બ્લોક કરીને
કામ કરવાની આદત તમારી એફિશિયન્સી અસાધારણ રીતે વધારી દેશે.
fkuE Mkkhe
xw-zw yuÃkLkku WÃkÞkuøk
તમે કાગળ પર કામકાજનું લિસ્ટ બનાવીને તેને ડિજિટલ કેલેન્ડરમાં પાથરશો ત્યારે
ખ્યાલ આવશે કે ટુ-ડુ લિસ્ટ અને કેલેન્ડર પર ટાઇમ બ્લોકિંગ બંને એક સાથે એક જ એપમાં
થાય તો આખી વાત વધુ અસરકારક બનશે. અત્યારે તકલીફ એવી છે કે આપણને કાં તો સારી
ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ મળે છે અથવા સારી કેલેન્ડર એપ મળે છે. બંને એક સાથે એક જ એપમાં
મફતમાં મળવાં મુશ્કેલ છે.
તેમ છતાં થોડી ખણખોદ કરીએ તો આપણને જોઇતી બંને વાત, ટુ-ડુ લિસ્ટ અને તેનું કેલેન્ડર પર ટાઇમ બ્લોકિંગ એક સાથે કરવાની સગવડ આપે
તેવી કેટલીક એપ મળી આવશે.
અલબત્ત ઉપર કહ્યું તેમ આપણા રોજિંદા પ્લાનિંગમાં ટુ-ડુ લિસ્ટ અને કેલેન્ડર પર
તેનું ટાઇમ બ્લોકિંગ બહુ ઉપયોગી હોવાને કારણે મોટા ભાગની એપ આ બંને સગવડ એક સાથે
પેઇડ વર્ઝનમાં આપે છે. જો એ આ બંને સગવડ ફ્રીમાં આપતી હોય તો બીજા કોઈ ફીચરમાં
તેણે કાપ મૂક્યો હોય તેવું બની શકે. આપણો મૂળ હેતુ ટાઇમ બ્લોકિંગ સારી રીતે
સમજવાનો હોવાથી આવી મર્યાદા સાથે પણ કોઈ ને કોઈ એપમાં ઝંપલાવી શકાય.
નીચે આવી ચાર એપ ફક્ત ઉદાહરણ તરીકે આપી છે. તમે પોતાની રીતે બીજી એપ પણ શોધી
શકો. વધુ સોફેસ્ટિકેટેડ એપ તેના પ્રીમિયમ વર્ઝન્સમાં ટાઇમલાઇન, માઇલસ્ટોન, કસ્ટમ ફિલ્ડ, કસ્ટમ રૂલ્સ સાથે ઓટોમેશન વગેરે એડવાન્સ્ડ ફીચર આપતી હોય છે.
પરંતુ આપણે આવી એપ્સનો હજી ઉપયોગ શરૂ કરી રહ્યા હોઈએ ત્યારે એવાં બધાં
ફીચર્સની જરૂર નથી.
એવું પણ બને કે આપણને કોઈ એવી એપ મળી જાય જે આપણી બધી શરૂઆતની જરૂરિયાતો
પરફેક્ટ રીતે પૂરી કરતી હોય. આવી એપ સામાન્ય રીતે આપણે કોઈ નવું ટાસ્ક નક્કી કરીએ
ત્યારે તે શરૂ અને પૂરું કરવાની તારીખ અને સમય નક્કી કરવાની સગવડ આપતી હોય છે. એ
પછી કેલેન્ડર વ્યૂ ઓપન કરતાં કેલેન્ડર પર નિશ્ચિત તારીખ અને સમય મુજબ આપણા ટાસ્ક
ગોઠવાયેલાં જોવા મળશે. આ જ છે ટાઇમ બ્લોકિંગ.
આપણે જરૂરિયાત મુજબ ટાસ્કને માઉસ કે
આંગળીથી ડ્રેગ અને ડ્રોપ કરીને તેની તારીખ અને સમય બદલી શકીએ છીએ. એ પછી આપણે રોજે
રોજ ટાસ્ક તપાસતા રહેવાનાં અને પૂરેપૂરા ફોક્સ સાથે કામ કરતા રહેવાનું!
ઇઝરાયેલમાં ડેવલપ થયેલી આ એપ પ્રોફેશનલ્સમાં પણ ખાસ્સી પોપ્યુલર છે. તેના ફ્રી
વર્ઝનમાં ટાસ્ક્સ, લિસ્ટ્સ અને કેલેન્ડર સાથે
સિમ્પલ ડેઇલી પ્લાનરની સુવિધા મળે છે. ફોન,
કમ્પ્યૂટર પર વિવિધ
પ્લેટફોર્મ આપણો બધો ડેટા સિંક્ડ રહે છે.
આ અમેરિકન એપ પ્રોફેશનલ્સમાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ માટે પોપ્યુલર છે. તેના
ફ્રી વર્ઝનમાં પણ અનલિમિટેડ ટાસ્ક્સ, પ્રોજેક્ટ્સ સાથે કેલેન્ડર
વ્યૂ મળે. યૂઝર ઇન્ટરફેસ થોડો જૂનો લાગે તો પણ કેલેન્ડર વ્યૂ ઘણો ઉપયોગી અને યૂઝર-ફ્રેન્ડલી
છે.
મૂળ ચાઇનીઝ અને હવે અમેરિકા-બેઝ્ડ આ એપ તેના ફ્રી વર્ઝનમાં પણ ઘણી ફીચર-રીચ
છે. ફક્ત તેનો કેલેન્ડર વ્યૂ, ફ્રી વર્ઝનમાં મર્યાદિત છે.
ફ્રીમાં ફક્ત એક દિવસનો કેલેન્ડર વ્યૂ મળે છે, અન્ય વ્યૂ ફક્ત પેઇડ વર્ઝનમાં છે, છતાં શરૂઆત કરવા માટે સારી.
ક્લિકઅપ અમેરિકન એપ છે. ફ્રી વર્ઝન અનલિમિટેડ ટાસ્ક, કેલેન્ડર વ્યૂ, એવરીથિંગ વ્યૂ, ટુ-ફેક્ટર એથોન્ટિકેશન વગેરે ફીચર આપે છે, પણ ક્લટર્ડ લાગશે. સ્ટોરેજ ૧૦૦ એમબી જેટલી મર્યાદિત છે, પણ ટાસ્ક-કેલેન્ડર માટે એ પૂરતી થઈ શકે.
આ બધી જ એપનાં કોઈ ને કોઈ જમા-ઉધાર પાસાં છે, તમારે તમારી જરૂર મુજબ પરફેક્ટ કઈ, તે નક્કી કરવું પડશે.